S6. Actividad 2 - Entrevista

Entrevista

 Objetivo: Conocer de manera directa el sentir de miembros clave de la empresa, y saber a detalle que funciones realizan con la finalidad de enfocarnos en ello y poder detectar los puntos rojos.

Jefe de Almacén

¿Cuentan con algún manual o alguna información que delimite sus funciones?

R: No, en realidad aquí nada se maneja por escrito o bajo un manual. Todos hacemos de todo.

¿Qué actividades realizas?

R: Uff, son bastantes, me encargo de dar entrada y salida a la mercancía, cotejar que lo que llega sea realmente lo que se facturo con el proveedor, en caso de que haya producto faltante o erróneo, notificarlo para que lo arreglen, elaborar las etiquetas que llevara cada producto, con su código, precio y descripción, hacer traspasos a las diferentes sucursales que manejamos, al día de hoy tenemos 13 sucursales, además apoyamos a las tiendas cuando comenten algún error en el sistema, les corregimos lo que capturan mal.

 

¿Cómo te sientes actualmente con todas esas funciones?

R: La verdad, muy cansado, creo que hago cosas que no me competen, pero como no hay nada que diga que no me toca, y como así lo han hecho por años en la empresa, poco puedo hacer al respecto, lo que si me molesta es que me exigen en temporada alta, el distribuir todo el producto, pero no toman en cuenta todo lo demás que también hago.

¿Crees que podrías ser más productivo si te delimitaran tus funciones?

R: Yo creo que sí, si me enfocase en lo que realmente debo hacer, sin duda tendría un mejor desempeño, pero la realidad es que esta complicado. Aquí todos hacemos de todo.

Te agradezco el tiempo, sé que tienes mucho trabajo y que el tiempo es limitado, espero no haber detenido mucho tu labor.

R: Para nada, es un gusto. Cuando gustes visitarnos aquí te esperamos. Cuídate.

Departamento de Compras

Hola, buenas tardes señorita Luisa, espero no quitarle mucho tiempo con esta pequeña entrevista.

R: No te preocupes, es un gusto poder ayudar con tu actividad.

Muchas gracias, comencemos por favor, ¿Puedes decirme que es lo que haces en tu área?

R: Sí claro, soy el contacto directo de la empresa con todos nuestros proveedores, me encargo de cotizar y pedir mercancía a cada uno de ellos, digamos que yo surto todas nuestras tiendas, las sucursales me mandan sus faltantes de producto, y en base a su historial de ventas, decido que pedir y que no, al igual que la cantidad de producto, además doy de alta el producto nuevo en el sistema, para que cuando llegue la mercancía, almacén pueda darles entrada; también soy asistente del Gerente general, le ayudo con su agenda del día, le tomo llamadas, ayudo a los demás departamentos, me encargo de las garantías de los productos, bajo facturas de algunos gastos de la empresa, ujule, creo que hago muchas cosas jajaja.

¡Vaya que sí! ¿Crees que haces más de lo que deberías hacer?

R: ¡Sí!, durante años lo he dicho, llevo aquí mucho tiempo, será que por ello no me he percatado de que tanto han aumentado mis responsabilidades en la empresa, pero ahora que me lo preguntas, me doy cuenta que hago cosas que nada de qué ver con mi puesto, supongo que es porque siempre nos hemos manejado como una empresa “familiar” donde todos ayudan a todos.

¿Cuentas con algún manual o algún documento donde te digan cuales son las funciones que debes realizar?

R: Tenía entendido que hay algo así, pero pues nunca lo he visto, y siendo sinceros dudo que se respete, al ver todo lo que hago y que muchas cosas no sean de mi departamento, creo que me limitan a lo realmente mío pero lo malo es que siempre me exigen de más.

¿Crees que si de delimitaran tus funciones, serías más productiva?

R: Sin duda, como te comento, siempre me exigen, pero lo malo que cuando me enfoco en una cosa descuido la otra y viceversa, entonces es un cuento de nunca acabar.

Te entiendo, sé que ha sido algo muy breve, pero agradezco el tiempo y la información. Muchas gracias

Departamento de Ventas

Buenas tardes José, primeramente quiero darte las gracias por darme una parte de tu tiempo para estas preguntas, vamos a empezar si te parece bien ¿Cuáles son tus funciones en el departamento de ventas?

R: Hola, César. Es un gusto poder ayudarte con tu proyecto, y pues bueno, te comento que hago un poco de todo. Mi principal función es vender, atiendo a clientes que llegan a la tienda, pero también busco y atiendo clientes grandes como empresas, dependencias de gobierno, pero también hago algunas cosas administrativas, como es llevar un orden en las papeletas de venta, son estas, mira, es algo así como una nota, se le da al cliente para que pase a pagar, es de 3 tantos, una para caja, otra el cliente y la última para mí, esta última es la que yo guardo para llevar mi consecutivo y tener un orden de la mercancía que sale. Tenemos el sistema, pero seguimos usando las papeletas también, además me encargo de atender a los miembros de un club deportivo que tenemos en la empresa, llevo la organización de los cursos, tramites de licencias de caza, voy a los eventos que se organizan al aire libre por parte de la empresa, con el fin de motivar a que nos compren producto. En fin, creo que se me están olvidando algunas cosas pero en general hago eso.

Wow José, haces un buen de cosas ¿Crees que haces más de lo que deberías?

R: Sin lugar a dudas, pero también creo que en mi caso todo va relacionado con las ventas, es decir, voy y atiendo eventos pero en ellos va gente que termina comprando mercancía, así que de alguna manera sigo haciendo labor de venta, eso sí, hay días que me súper estresado pero es parte del show.

¿Crees que si te delimitaran tus funciones serias más productivo?

R: Quien sabe, la verdad así me siento cómodo, si me estreso, pero no al grado de no cumplir, yo creo que hago bien mi trabajo, me siento contento así como estamos trabajando.

Te agradezco mucho el tiempo que me brindaste y pues nada, a seguir dándole con todo a las ventas.

R: Así es, un gusto tenerte por aquí, cuídate y suerte con tu proyecto.

Gerente Administrativo

Buenas tardes licenciada, gracias por darme la oportunidad de llevar a cabo mi proyecto con ustedes y por darme unos minutos de su tiempo, sé que es una persona muy ocupada.

R: Gracias a ti por interesarte en nosotros y pues nada, estamos listos.

Muy bien, primeramente ¿puede decirme que funciones desempeña en la empresa?

R: Uy, por donde empiezo, son bastantes, a ver si no se me escapa alguna. Primeramente me encargo de la parte administrativa de todas las tiendas, aunque todo lo hacemos aquí, en las oficinas, las tiendas nos mandan su papeleo y aquí cotejamos y organizamos todo, ventas, ingresos, egresos, gastos, impuestos, contabilidad, etc. Además tengo a mi cargo el área de almacén e inventarios, así que estoy muy de cerca con todos los movimientos de entrada y salida de mercancía que hay en la empresa, además de eso, soluciono problemas imprevistos que suelen surgir al momento, que si en tal tienda se facturo mal, que si tal producto no está dado de alta, que si algo está mal etiquetado, etc. Son muchísimas cosas, entre problemas interpersonales que suelen surgir en la empresa, como en todo, a veces los estreses nos lleva a una mala actitud en el trabajo y con ello se vienen problemas, que si bien no tienen nada que ver con las labores de la empresa, si terminan por afectar a esta última. Por ello termino de mediadora y de psicóloga para muchos.

¿Hay algún manual donde se definan las actividades de cada área?

R: Lo hay, aunque si te soy sincera, hemos ido creciendo tan rápido que ese documento hace años que quedo obsoleto, ya quedo tan corto que muchas de las funciones que se hacen hoy en día ni siquiera existían cuando se elaboró ese manual.

¿Cree que si se delimitaran las funciones de cada área seria el personal más eficiente?

R: Vaya que sí, confieso que poco interés hemos puesto en esa parte, podría decir que como el crecimiento ha sido tan rápido, hemos salido “al paso” dejando que el personal haga cosas que en ocasiones no les competen, pero como las saben hacer, así lo dejamos. Creo que en ocasiones terminamos por poner cargas sobre cargas en compañeros, lo cual merma su eficiencia.

Entiendo, ¿algo más que guste agregar, ya para finalizar esta mini entrevista?

R: Solo agradecerte, sé que lo que quieres hacer aquí es para beneficio de todos y te animo a seguir adelante. Gracias por todo.